Por Lourdes Córdoba 

Los eventos híbridos son aquellos que cuentan con un formato presencial y virtual, que se realiza en forma interactiva al mismo tiempo. El término no es nuevo, pero la pandemia intensificó su uso y ahora en el mercado de las comunicaciones llegó para quedarse. Una encuesta realizada por Event Management Blog demostró que el 62% de los planificadores de eventos encuestados creen que los eventos híbridos son el futuro.

En los últimos años los avances en el área virtual y su complementación con lo presencial se agudizaron notoriamente generando una gran variedad de propuestas que se adaptan a gustos, presupuestos y necesidades. Este formato presenta grandes ventajas que van desde la ecología hasta el alcance y la seguridad. Sus bases no difieren mucho del formato “tradicional”, se debe entender el contexto, plantear un objetivo, calendarizar, asesorar y presupuestar de igual manera. 

Los eventos de este tipo ayudan a generar una experiencia 360º. Desde la llegada de internet y con él las redes sociales y los smartphones el día a día se vive constantemente en una convergencia que alterna lo real con lo virtual. Las estrategias publicitarias, de marketing, del entretenimiento y la información, entre otras, funcionan hace años entendiendo esta lógica ¿Por qué no trabajarla también en los eventos desde esta perspectiva? Hoy en día es posible generar propuestas interactivas que acerquen al público a vivenciar experiencias entretenidas cumpliendo un rol activo, abarcando redes y formatos aún más innovadores.

Sobre este tema, estuvimos conversando en diferentes mentorías de la cátedra de Eventos Hídridos, que las directoras de Business Press tienen en la Universidad del Salvador. Allí, pudimos contar con el conocimiento y la perspectiva de excelentes especialistas en el área como Paola Gemmati (Vicepresidente ejecutiva y Partner de Porter Novelli); Federico Ambrosetti (Socio fundador y director general de Central CTL); Venus Pache (Senior Executive Especialista en Eventos) y Aida Aguirre (Directora Ejecutiva de Business Press). De cada encuentro, pudimos destacar algunos conceptos centrales que se encuentran en esta nota.  

¿Por qué cambiar el paradigma? 

Las razones por las cuales el movimiento se va desplazando hacia la hibridez son varias, una de las principales es la posibilidad de incrementar los eventos. En el contexto de aislamiento fue una alternativa para acortar espacios, y es esa tal vez la ventaja más fuerte; las limitaciones geográficas y temporales dejan de ser un contratiempo. Atraer a los consumidores o participantes al espacio es mucho más sencillo y puede hacerse desde cualquier locación y compañía sin reducirse si o si a la presencialidad. El concepto de “capacidad máxima” de un salón ahora es un dato poco relevante ante la capacidad de segmentar públicos sin dejar de ofrecerles a todos la posibilidad de vivir la experiencia de igual forma. 

Por otro lado, es un medio altamente sustentable. El director general de Creative Technology Hong Kong comenta “Si se pasa al mundo virtual con un entorno virtual, se obtienen ventajas adicionales que antes no eran posibles. En primer lugar, hay cero residuos porque todo el entorno se hace virtualmente; no hay esencialmente nada que construir y nada que se tire. Esta es, con mucho, la forma más ecológica de celebrar un evento”. La reducción de residuos y el ahorro de emisión de gases que genera la movilización de cientos de personas en un evento multitudinario, por ejemplo, es una gran ventaja. Desde la comodidad de un sillón pueden ser parte.

En la mayoría de los casos también es una herramienta efectiva para las métricas y los datos. Es mucho más simple evaluar las interacciones de los usuarios por lo que es una ventaja a la hora de la recopilación y el análisis. Y permite un feedback inmediato por parte de la audiencia mediante su interacción con la plataforma utilizada, las redes y otros participantes lo que ayuda a evaluar ambas áreas, presencial y virtual, de manera más eficaz y rápida. 

A su vez, puede significar una forma amigable para vincular las distintas generaciones de un público presentando un espacio amplio y variado que ayude y fomente la interacción desde las diferentes perspectivas integradas en un mismo espacio. No es secreto para nadie que a veces las generaciones mayores no se sientan cómodos en espacios virtuales ni que los más jóvenes tengan la tecnología muy incorporada a su vida cotidiana, la integración de ambos métodos puede ser altamente positiva si se encuentra la medida justa para generar un ambiente cálido para ambos. 

Diversidad de contenido

Como ya fue mencionado, la variedad es uno de los fuertes del cambio en la estructura. El evento presencial puede ser potenciado tanto dentro de él como por fuera. 

Las experiencias 3D son una realidad. Las empresas diseñan los mismos stands que se presentan en el evento presencial en formato 3D, los cuales se pueden recorrer por medio de una notebook o PC desde cualquier parte guiado por un avatar personalizable. El consumidor puede apreciar los productos, la estética, actividades y la forma en la que se despliega el evento. Es un ejemplo de cómo a través de las nuevas técnicas se pueden romper las barreras espacio-temporales que impiden alcanzar a la totalidad de los asistentes deseados. 

Por otro lado, dentro del marco de la presencialidad pueden elaborarse experiencias de realidad aumentada o 360. Un recurso innovador que capta la atención de los asistentes de manera casi inmediata. Con la tecnología de cámaras especializadas y la edición adecuada se recrea un paisaje o ambiente en su totalidad. El público, mediante unas gafas o casco puede sumergirse virtualmente en dicha recreación siendo capaz de controlar lo que ve y escucha acorde al movimiento de su propio cuerpo. Una manera de mostrar otra locación sin moverse del lugar. 

Los hologramas han comenzado a tomar protagonismo en diferentes espacios que van desde presentaciones de productos hasta conciertos en vivo. Una de las fórmulas que más impacta en los públicos actuales. Se basa en un efecto óptico generado mediante luz láser que genera tridimensionalidad espacial. Es posible traer gráficas, productos o personas físicamente ausentes e incluso incorporarles sonido y movimiento. 

Las redes sociales no deberían quedarse afuera. Desde encuestas, trivias, momentos en vivo, reels, juegos, videos, sorteos, temáticas en el feed entre muchos otros, también es posible integrar nuevos públicos y brindar la oportunidad de sentirse parte. Redes como Twitch, Instagram, Tik Tok, Facebook y Youtube también son soportes que se pueden utilizar a favor de las ideas y un aliado importante a la hora de difundir el contenido. 

Conclusión 

Los eventos híbridos ya son el presente. Un gran número de profesionales concuerdan a la hora de afirmar que no existe vuelta atrás ante esta innovación. Muchas ventajas, oportunidades y un nuevo camino por explorar y potenciar. Un nuevo modelo adoptado hace ya algunos años por empresas y compañías de renombre como Apple se encuentra ahora a disposición de aquellas que quieran incorporarse a la modalidad. Es la posibilidad de llevar los eventos a un nuevo nivel dejando de lado limitaciones humanas y ofreciendo una experiencia única donde el propósito de generar el vínculo empresa – audiencia es más viable que nunca. 

(*) Lourdes Córdoba, estudia Ciencias de la Comunicación en la Universidad del Salvador y realizó una práctica profesional en la consultora Business Press.